BLOG 29-04-2020

Digitale Tools für das Home Office

Diese Tools solltest Du im Home Office auf jeden Fall kennen!

Aufgrund der aktuellen Corona-Krise steht das Home Office mehr denn je im Fokus. Für manche ist das Arbeiten zuhause nichts Neues, andere wiederum tun sich damit eher schwer. Denn eine der größten Herausforderungen im Home Office ist die Absprache und Kommunikation mit Kollegen. Mal eben zum Kollegen umdrehen und einen Sachverhalt klären, im Büro eines Mitarbeiters vorbeischauen oder sich mit Kollegen in Meetings zusammensetzen, um ein Projekt zu planen. Das ist im Home Office nicht möglich. Doch zum Glück gibt es einige Tools, die hier Abhilfe schaffen. Die Wichtigsten fassen wir hier für Dich zusammen.

Für die Kommunikation im Team

  • Slack

Chat-Tools wie Slack eignen sich hervorragend für die Kommunikation des gesamten Unternehmens, aber auch einzelner Teams. In offenen und geschlossenen Kanälen können sich Mitarbeiter eines Teams oder Projektes miteinander unterhalten und Dateien austauschen. Zudem lassen sich Apps wie Google Drive, Asana oder Zoom in Slack intergrieren (mehr zu diesen Tools weiter unten).

Kosten: kostenlose Version mit limitiertem Nachrichtenarchiv, 1-to-1 Video Calls und bis zu 10 Apps & Integrationen. Die Standard-Version für kleine und mittlere Unternehmen ist für 6,25€ pro Person & Monat verfügbar. Mehr zu Slack erfährst Du hier.

  • Microsoft Teams

Ähnlich wie bei Slack, kannst Du mit Microsoft Teams privat und in geschlossenen Teamchats kommunizieren, Dateien teilen und Video-Calls durchführen. Der Unterschied zu Slack besteht hauptsächlich in der Erweiterbarkeit durch die Integration externer Apps in das Tool. Während bei Slack über 800 Apps integriert werden können, sind es bei Teams um die 180. Dafür stellt Teams einen Speicherplatz von 1 TB pro Team bereit, bei Slack ist dieser auf 5-20 GB beschränkt.

Kosten: Microsoft Teams ist fester Bestandteil von Office 365 Business Essentials, Business Premium und Enterprise E1, E3 und E5. Office Business Essentials ist für 4,20€ pro Monat im Abo erhältlich.

Für Video-Meetings und -Konferenzen

  • Zoom

Um Meetings und Konferenzen auch im Home Office durchführen zu können, eignet sich Zoom. Mit dem Programm lassen sich hochauflösenden Videokonferenzen mit bis zu 100 Personen aufsetzen – auch in der kostenlosen Version! Allerdings ist hier die Dauer eines Meetings zeitlich auf 40 Minuten begrenzt. Hilfreich: Mit Zoom können auch Bildschirme geteilt werden und an gemeinsamen Whiteboards gearbeitet werden. Außerdem kannst Du parallel die Sessions aufnehmen und die Chatfunktion nutzen. Der Chat wird allerdings bei Beendigung der Video-Konferenz nicht gespeichert.

Kosten: Die Zoom Abos starten bei einem monatlichen Preis von 13,99€ pro Moderator. Mehr über das Tool erfährst Du hier.

  • Skype

Das wohl bekannteste Tool für die Videotelefonie ist Skype. Um an einem Skype Telefonat teilzunehmen, muss man sich allerdings vorher bei dem Tool registrieren. Auch die Chats bleiben, im Gegensatz zu Zoom, noch nach dem Video-Anruf bestehen. Allerdings ist die Internetverbindung bei Skype leider oft nicht besonders gut.

Kosten: Keine. Mehr zu Skype, erfährst du hier.

  • Google Hangouts

Google Hangouts bietet neben einer Chatfunktion ebenso die Möglichkeit kostenlos Video- und Telefonanrufe zu tätigen. Genau wie bei Zoom kannst Du hier andere Teilnehmer über einen Link zum Videoanruf einladen und Aufzeichnungen über Google On Air vornehmen. Der Chat verschwindet allerdings, wie bei Skype, bei Beendigung des Hangouts.

Kosten: Keine. Mehr zu Google Hangouts kannst Du hier nachlesen.

Für effektives Projektmanagement

  • Asana

Asana erleichtert die Planung von Projekten und Koordination von Aufgaben. Du kannst Projekte anlegen, Kollegen einbeziehen, Aufgaben zuweisen, To-Dos anlegen und den Bearbeitungsstand einzelner Aufgaben checken. Über die Kommentarfunktion kann man Unklarheiten einzelner Aufgaben klären und sich über den aktuellen Stand informieren.

Kosten: Es gibt eine Basic-Variante, die über alle Standard-Funktionen verfügt und für Einzelpersonen, sowie Teams, die gerade erst mit dem Projektmanagement anfangen, geeignet ist. Das Premium Paket gibt es für 10,99€ pro Nutzer pro Monat und das Business Paket für 24,99€. Weitere Infos zu Asana bekommst Du hier.

  • Trello

Der Funktionsumfang bei Trello ist im Vergleich zu Asana etwas eingeschränkter, erleichtert dafür aber auch den Umgang mit der Nutzeroberflächer, da es intuitiver und einfacher gestaltet ist. Das Tool basiert auf der Kanban-Methode, was allerdings nicht heißt, dass Du nur das klassiche Kanban mit den Boards „To Do“, „Doing“ und „Done“ nutzen kannst. Die Boards können beliebig benannt werden.

Kosten: Auch Trello bietet eine kostenlose Basis-Version an. Die Premium-Variante liegt bei preislich bei 11,56€ pro Nutzer pro Monat, die Business-Variante bei 19,26€. Mehr zu Trello kannst Du hier nachlesen.

Für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten

  • Google Drive

Um sich das lästige hin und her schicken wichtiger Dokumente per Mail zu sparen, macht es Sinn mit einer Cloud zu arbeiten. Mittels Google Drive können Dokumente nicht nur gesammelt und geteilt werden. Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen etc. können einzeln freigegeben werden, sodass Kollegen die Dateien in Echtzeit gleichzeitig bearbeiten können, ohne dass Inhalte überschrieben werden.

Kosten: Bis zu 15 GB Speicherplatz sind kostenlos. Erweiterungen auf 100 GB und 1 TB sind möglich und kosten 1,99€ bzw. 9,99€ im Monat. Weitere Infos zu Google Drive gibt es hier.

  • Microsoft OneDrive

Die Funktionen bei OneDrive sind im Wesentlichen dieselben wie bei Google Drive. Auch hier ist das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten möglich.

Kosten: 5 GB Speicherplatz sind kostenlos. Ein Upgrade auf 50 GB ist für 2,00€ monatlich möglich. Mit OneDrive Office 365 Personal gibt es 1 TB für 7 Euro im Monat. Mehr zu OneDrive erfährst Du hier.

  • Dropbox

Auch Dropbox verfügt im Wesentlichen über die gleichen Funktionen wie Google Drive und OneDrive. Allerdings ist die Synchronisierung der Daten bei Dropbox besser.

Kosten: 2 GB Speicherplatz gibt es kostenlos. Für 9,99€ im Monat kann der Speicherplatz auf 1 TB erweitert werden. Weitere Infos zu Dropbox gibt es hier.

  • WeTransfer

Mal eben eine Datei per Mail an den Kollegen weiterleiten? Das kann je nach Größe der Datei schnell zum Problem werden. Via WeTransfer können Dateien bis zu einer Größe von 2 GB (mit der kostenlosen Version) schnell und unproblematisch geteilt werden – so oft man möchte. Nach dem Upload der gewünschten Dateien auf dem Server von WeTransfer, erhält man einen Link zum entsprechenden Download, den man direkt per E-Mail an die gewünschte Person weiterleiten kann.

Kosten: Sollten Dir 2 GB nicht reichen, so kannst Du Dir die Pro-Version für 12€ pro Monat holen und so Dateien mit bis zu 20 GB versenden und empfangen. Mehr zu WeTransfer erfährst Du hier.

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Du kennst noch weitere digitale Tools, die die Arbeit im Home Office erleichtern? Dann teile uns diese gerne in den Kommentaren mit!